シェアオフィスのセキュリティ設備

チェックすべきセキュリティ項目について

ワークスペースを他の人と共有して使用することは、業務上での個人情報や業務上での機密事項なども他人に漏洩するリスクが高いと考えられます。その点においても、心配されている人も多いかと思います。そこで、このページではシェアオフィスにおける留意すべきセキュリティ項目を紹介します。シェアオフィスの留意すべきセキュリティ項目は大きく分類して４つあります。

建物の侵入に関するセキュリティ

建物に防犯カメラを設置し、入室の際にＩＣカードで入退室時間やスペースの侵入制限といった管理を行うことで、侵入や物の盗難を防止しています。

利用者に機密情報・重要書類の管理

シェアオフィスでは、特定の利用者の所有物をずっと保管するようなスペースを確保するようなことはできません。なので、利用者専用の保管庫を設け、入退室時に保管庫に返却するよう対応しているオフィスもあるようです。そうすることで退出する際に書類を片付け、出社して書類を取り出すといった利便性を維持しているところもあります。

書類廃棄に関するセキュリティ

会社同士のやり取りでは、住所記載の郵便物はもちろんのこと、会社情報記載の書類や会議資料など処分に注意を払わなくてはならない書類が多々あります。文書廃棄の管理が利用者個人に委ねられることにはなりますが、オフィス提供側ではシュレッダーを設置しているところがほとんどです。

利用者自身のパソコンセキュリティ

シェアオフィスでインターネットを使用する場合、他人とネットワーク環境を共有することとなります。なので、自身でパソコンのセキュリティを充実させることはもちろんのこと、シェアオフィスでの業務を終了したらパソコンやプリンターの共有設定を解除すること。また、インターネット上でのやりとりはＳＳＬを利用することで暗号化するようにしましょう。

まとめ

会社間での取引で、取引先が個人情報を漏洩させた等の不祥事を起こしてしまえば信頼関係が崩れてしまう事態につながりますので、前記に挙げた留意すべき内容について意識し、使用するオフィスのセキュリティレベルを把握して利用するようにしましょう。